Rozpoczęcie nowego projektu UX to ekscytujący moment zarówno po stronie Klienta, jak i Wykonawcy. W jego efekcie ma powstać produkt lub usługa, która przyniesie wiele satysfakcji i korzyści obydwu stronom. Kiedy oczekiwania zostaną doprecyzowane, a droga do ich spełnienia wytyczona, pozostaje kwestia rozliczeń – zarówno ich wysokości, jak i sposobu oraz terminu przekazania. Jaki model rozliczeń najlepiej się sprawdzi?
Fixed Price tylko dla niewielkich projektów
Zazwyczaj pierwszą formą rozliczeń, o którą pojawiają się pytania, jest Fixed Price – całkowita cena za wykonanie projektu. Nie ma w tym niczego dziwnego. Perspektywa Klienta skłania go do eliminowania niewiadomych, dlatego pojawia się potrzeba określenia budżetu z góry i umiejscowienia go w cashflow firmy.
Proste projekty są łatwe do uchwycenia w finansowe ramy, dlatego po zapoznaniu się ze specyfikacją wymagań i doprecyzowaniu potrzebnego nakładu pracy, wartość tę można dokładnie uchwycić i w oparciu o nią przygotować umowę. Równie łatwo w tym przypadku jest klientowi ponieść koszt, płatny na końcu projektu. Przykładami projektów, w których rozliczenie w takiej formie stosuje się najczęściej, są np. audyty UX.
W przypadku nieco większych projektów, takich jak projektowanie ux prostej strony www, rozliczenie może być oparte o podobny model. Jednak tutaj należy liczyć się z koniecznością uiszczenia zadatku, płatnego przed rozpoczęciem projektu.
Większy projekt, „lekki” koszt
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana w przypadku większych projektów, które mają trwać kilka miesięcy, dotyczących np. systemów intranetowych, aplikacji webowych czy mobilnych. Sposób płatności przewidziany na zakończenie projektu może przynieść niepożądane konsekwencje dla obydwu stron: z jednej strony budżet klienta zostanie mocno obciążony wysoką płatnością, co (o ile środki nie zostały alokowane na cel sfinansowania projektu) może negatywnie odbić się na płynności finansowej jego firmy. Płynność finansowa wykonawcy również może zostać mocno zachwiana, zwłaszcza jeśli projekt się przedłuży.
Dlatego rozwiązaniem, skutecznym zwłaszcza w przypadku ostatniego typu projektów, są płatności abonamentowe. Zalet takiego rozwiązania jest kilka:
- Pozwalają one równomiernie rozłożyć ciężar finansowy w czasie – płatności w trybie miesięcznym są „lekkostrawne”, nie generują nadmiernego obciążenia po zakończeniu projektu.
- Płatności mogą być dokonywane za faktycznie przepracowane godziny, a tym samym za dostarczoną wartość.
Umowa może tutaj zakładać kilka opcji, na które strony mogą się umówić: Maksymalna liczba godzin w miesiącu – w przypadku mniejszej ilości faktycznie przepracowanych godzin, faktura będzie oczywiście odpowiednio mniejsza.
- Przedział godzin – wówczas umowa zawiera zapis o tym, że liczba godzin będzie nie mniejsza niż x godzin i nie większa niż y godzin.
- Stała liczba godzin.
Ważne jest, aby w umowie określić, co stanie się, gdy zostanie osiągnięta maksymalna liczba godzin lub gdy wykonawca zbliży się do niej np. w 80%. Klient może wtedy zdecydować, ile godzin pracy wykonawca może dodatkowo poświęcić w danym miesiącu, jeśli wymaga tego pilna sytuacja.
Jest jeszcze kwestia, o której warto pamiętać – jest to kwestia morale zespołu pracującego nad danym projektem. Kiedy strony umówiły się na pewną kwotę, a czas projektu ulega wydłużeniu, może dojść do sytuacji, w której rosnąca frustracja po stronie wykonawcy przełoży się na wyniki prac, czy jakość komunikacji. Jest to sytuacja niepożądana, dlatego warto jej przeciwdziałać np. umawiając się właśnie na rozliczenia miesięczne.
Oczywiście model takiego rozliczenia, jakkolwiek wygodny dla wykonawcy, musi zabezpieczać interesy klienta. Pojawia się pytanie o relację budżetu, czasu oraz oczekiwanych wyników prac. Może pojawić się obawa, czy ze względu na elastyczne rozliczenie, projekt nie przedłuży się nadmiernie w czasie. Tę kwestię, tak jak wcześniejsze, powinna uregulować dobrze napisana umowa określająca całkowity czas trwania projektu. Konieczne jest tutaj dokładne określenie zakresu prac, etapów i umownych terminów realizacji. W ich doprecyzowaniu pomogą warsztaty, które należy przeprowadzić przed rozpoczęciem właściwej części projektu.
Podsumowując
Współpracując z agencją user experience warto rozliczać się w modelu abonamentowym, ponieważ jest to wygodna forma rozliczeń, mająca pozytywny wpływ na cashflow klienta oraz dostarczaną wartość. Należy przy tym pamiętać, że wszystkie zasady muszą być dobrze znane obydwu stronom, jasno dookreślone po przeprowadzonych warsztatach i spisane w umowie.
